Jira 프로젝트 포트폴리오 관리: 자동차 제조 산업은 어떻게 변화하는가

자동차 제조 산업은 상호 연결된 운영과 의존성으로 인해 대규모 프로젝트 포트폴리오를 관리하는 데 있어 다양한 과제에 직면합니다. 생산 일정, 공급망 물류, 규정 준수, 그리고 모든 프로젝트 참여자가 정보를 공유하는 과정을 한꺼번에 관리하려면 병목현상이 생기기 쉽고, 이로 인해 의사 결정이 지연되거나 납기 일정에 차질이 생기기도 합니다.

그래서 자동차 산업에서는 프로젝트를 중앙에서 추적하고 관리할 수 있는 시스템이 정말 중요합니다. 이에 대한 예시로, 자동차 내부 구성 요소의 개발, 설계 및 제조를 선도하는 다국적 기업인 Antolin을 들 수 있습니다.

Antoilin은 Jira Cloud와 Projectrak을 도입하여 IT 프로젝트 관리와 내부 협업을 완전히 최적화했습니다. Antolin의 성공 사례는 이러한 도구들이 기업의 요구를 충족시키는 3단계 구조를 구현하는 데 얼마나 중요한 역할을 했는지 잘 보여줍니다.

이 기업은 자동차 내부의 혁신을 주도하며, 승객의 최신 요구와 필요에 맞춘 지속 가능한 기술을 함께 개발하고 있습니다. Antolin은 자동차 제조 산업의 일원으로서 고객, 직원, 투자자, 공급업체, 그리고 사회 전체를 포함한 이해관계자들에게 가치를 창출하는 지속 가능한 비즈니스 모델을 지향합니다.

Antolin은 25개국에 120개 이상의 공장을 운영하며, 70년 이상의 역사를 자랑하는 글로벌 선도 기업입니다. 제품의 구상, 설계, 개발, 검증, 산업화, 그리고 순차적 납품에 이르기까지 다양한 부서에서 Jira를 활용하여 이러한 목표를 실현해오고 있습니다.

소프트웨어 스택

Antolin은 Jira, Jira Service Management, Confluence, Assets, Guard 같은 Atlassian 제품과 함께 eazyBI, Script Runner, Risk Management, Tempo Timesheets, Projectrak 같은 Atlassian Marketplace 솔루션을 사용하고 있습니다.

이 소프트웨어들은 22,000명에 달하는 직원들에게 도움을 주고 있습니다. 그중 300명은 IT 부서에서, 400명은 Jira Service Management를, 200명은 Jira를, 50명은 Confluence를 사용하고 있습니다.

과제

2022년에 Jira Service Management를 도입하여 서비스를 성공적으로 관리하기 시작한 후 (대부분 IT팀에 적합하긴 하지만 전체 조직에서 사용 가능), 2023년 3월에 Antolin은 Jira에서 IT 프로젝트 관리를 구현하기 위한 이니셔티브로 Jira Software를 도입했습니다.

목표는 단순했습니다. Jira의 구조(Epics, Stories, Sub-tasks)를 활용해 팀워크를 개선하고, IT 프로젝트를 통제하고 관리하며 모니터링하는 것이었습니다.

그러나 처음부터 추적성을 개선하고, 맞춤형 뷰를 설정하며, 데이터를 효과적으로 통합해야했기에, Jira만으로는 이러한 요구를 충족하기 어려웠습니다.

이를 해결하기 위해 Jira Cloud와 Projectrak을 결합하여 IT 프로젝트 관리자와 IT 디지털화 프로젝트 관리부서(PMO)를 위한 통합 작업 시스템을 구축했습니다. 이를 통해 맞춤형 뷰 제공, 다양한 수준에서 더 나은 조직화, 데이터 추적성 강화, 프로젝트 포트폴리오의 고차원적 관리를 실현했습니다. 결과는 다음과 같습니다.

해결 방안

Atlassian 제품군을 기반으로 한 소프트웨어 스택을 구현함으로써, Antolin은 여러 접근 방식으로 다양한 과제를 해결했습니다. 이제부터 그 세 가지 접근법을 설명하겠습니다:

1. ITSM 포털에서 프로젝트 관리 플랫폼으로의 전환

Antolin의 사례는 Atlassian 제품을 사용하면 쉽게 확장하고 발전할 수 있음을 잘 보여줍니다. Antolin은 처음에 Jira Service Management를 내부 서비스 포털로 사용하고, Confluence를 지식 관리 기반으로 사용하며 시작했습니다.

Jira Service Management를 통해 제공되는 서비스 중, 디지털화 수요 관리는 하나의 이니셔티브였습니다. 각 요청은 보통 하나 이상의 시스템에 영향을 미쳤고, 경우에 따라 프로젝트로 전환되기도 했습니다. 포털은 다음과 같은 형태로 운영되었습니다.

해당 이니셔티브가 여러 단계를 거쳐 프로젝트로 전환될 경우, “프로젝트 생성” 단계가 실행됩니다. 이는 서비스 제공에서 프로젝트 관리로 프로세스가 전환되는 것을 의미합니다. 워크플로우는 다음과 같은 형태로 나타납니다.

이 작업들은 사전에 정의된 구조의 프로젝트 생성 스크립트를 실행하는 방식으로 이루어졌습니다. 또한, 프로젝트가 생성된 후에는 프로젝트와 관련된 데이터(예시: 프로젝트가 시작된 출처 정보)가 Projectrak에 자동으로 업데이트되도록 리스너가 활성화되었습니다. 이 모든 과정은 Script Runner 스크립트를 활용하여 구현되었습니다.

2. 프로젝트 관리 프로세스

이제 프로젝트 관리자는 상태(Status)나 이 프로젝트로 영향을 받는 플랜트(plants) 같은 필드를 입력하여 프로젝트를 관리하고, 미해결 문제(Unresolved Issues)나 할당된 IT 시간(Dedicated IT Hours)과 같은 계산 필드를 통해 프로젝트를 모니터링할 수 있습니다. 이러한 정보는 Projectrak의 Projectrak의 프로젝트 레이아웃에서 확인할 수 있습니다.

프로젝트 관리자, 리드, 이해관계자, 다른 팀 등 각 역할에 맞는 다양한 유형의 맞춤형 레이아웃이 제공되어 정보를 시각화해주기 때문에, 사용자는 자신에게 중요한 정보를 손쉽게 찾을 수 있습니다.

추가로, Projectrak에 기반을 둔 프로젝트 관리자, 관리자, PMO 팀은 여러 상황에 따른 다양한 뷰를 설정하여 전체 프로젝트 포트폴리오를 높은 수준에서 개괄적으로 확인할 수 있습니다. 아래는 몇 가지 뷰의 예시입니다.

리스트 뷰(List View)는 전체 프로젝트 포트폴리오의 세부사항을 확인하는 데 유용합니다.

보드 뷰(Board View)는 프로젝트 상태를 전체적으로 살펴보고 바로 업데이트할 수 있는 뷰로, 포트폴리오의 전반적인 상태를 감독하기 좋습니다.

타임라인 뷰(Timeline View)는 시간 기준으로 프로젝트를 살펴볼 수 있고, 아래와 같은 작업들을 지원합니다.

⦁ 계획: 프로젝트 기간에 대한 타임라인 수립
⦁ 모니터링: 프로젝트 진행 상황을 추적, 지연 사항 파악 및 계획 조정
⦁ 소통: 프로젝트 상태를 이해관계자, 팀, 고객에게 효과적으로 공유할 수 있는 시각적 도구 제공

3. 더 나은 보고 프로세스 구축하기

프로젝트 데이터와 Projectrak 가젯을 활용하고 나면, eazyBI와의 통합이 중요합니다. 이 통합은 경영진 보고를 강화하는 데 초점이 맞춰져 있으며, 플랜트, 상태, 우선순위에 기반한 보고서를 작성하고 이를 통해 의사결정에 필요한 정보를 제공합니다.

결과

Antolin이 구축한 정보 시스템은 정보를 하나의 플랫폼에 중앙화하고, 적절한 정보를 적절한 때에 각 역할에 배포할 수 있도록 만들었습니다. 과거에는 최대 세 개의 시스템에 분산되어있던 정보를 Jira Cloud와 Projectrak을 활용해 통합한 결과입니다.

요약하자면, 우리는 다음과 같은 점을 배웠습니다.

⦁ Jira 는 모든 작업을 체계적으로 시각화할 수 있게 해줍니다.
⦁ Jira에 있는 모든 데이터는 언제든 활용 가능하고 내보낼 수 있습니다.
⦁ 대부분의 경우 몇 분 또는 몇 시간 내에 사용자가 직접 필요한 정보를 얻을 수 있습니다.
⦁ 현재 Antolin은Budgety for Jira를 통해 예산 관리를 더욱 발전시키는 작업을 진행 중입니다.

이 포스트가 도움되셨다면 다양한 산업군에서 Jira를 활용한 프로젝트 관리법을 소개한 포스트도 추천드려요!

👉효율적인 프로젝트 관리: 다양한 산업에서 Jira 활용도를 높이는 법

Atlassian 도입은 플래티넘 파트너사인 오픈소스컨설팅과 함께 하세요!