먼데이닷컴은 팀원들의 업무와 성과를 시각화하고, 조직을 더욱 긴밀하게 연결해 주는 강력한 도구입니다. 이를 통해 우리는 더 빠르고 효율적으로 목표를 향해 나아갈 수 있죠.
그런데, 먼데이닷컴을 사용하면서도 여전히 협업에 어려움을 겪고 계신가요? 우리 팀 내부 업무는 무리 없이 돌아가는데, 타 팀과 협업만 하면 자꾸 누락이 발생하고 소통이 끊기나요?
협업 툴을 사용하는데 왜 우리 조직에는 여전히 ‘사일로(Silo)’가 발생할까?
이런 고민을 하고 계신다면, 팀 간 프로젝트의 프로세스가 명확히 정의되지 않았을 확률이 높습니다. 툴은 도입했지만, 툴을 정말 우리 팀에 맞게 충분히 활용하고 있지는 못한 것이죠. 바로 이 지점에서 워크플로우 설계가 필수적입니다.
‘워크플로우 설계’라고 하면 거창하고 막연히 어렵게 느껴지실 수 있습니다. 여러분의 더 나은 협업을 위해, 오픈소스컨설팅 마케터와 디자이너가 실제 먼데이닷컴 자동화와 워크플로우를 활용해 물 흐르듯 협업하는 실전 사례를 소개합니다.
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워크플로우 설계의 시작은 프로세스 시각화입니다. 특히, 먼데이닷컴에서 협업하는 팀원과 다른 업무 보드를 사용하고 있다면, 각각의 보드에서 아이템이 어떤 프로세스로 완료 처리 되는지 시각화하는 과정이 필수입니다.
각 팀은 업무를 처리하는 방식과 속도가 다릅니다. 마케터는 ‘기획-검토-배포’의 흐름을 중요하게 생각하지만, 디자이너는 ‘작업 착수-시안 제작-수정-최종 파일 전달’의 흐름이 중요하죠. 이 두 흐름을 억지로 하나의 보드에 섞기보다는, 각자의 보드를 존중하되 연결점을 명확히 하는 것이 먼데이닷컴 워크플로우의 핵심입니다.
저희는 ‘열린기술레터’ 제작 과정을 예시로, 아래와 같이 전체 업무 흐름을 다이어그램으로 그려보았습니다.
이 플로우차트를 보면 크게 두 가지 영역으로 나뉘어 있는 것을 볼 수 있습니다.
단순히 “디자인해주세요”라고 말로 요청하는 대신, “마케팅 보드의 상태가 ‘피드백 요청’이 되면 -> 디자인 보드에 ‘새로운 작업’이 생성된다”는 식의 명확한 규칙을 시각화하면, 업무의 회색 지대(Grey Zone)가 사라집니다.
이렇게 프로세스를 도식화했다면, 이제 먼데이닷컴 자동화 기능을 이용해 이 그림을 실제로 구현할 차례입니다.
앞서 마케팅과 디자인 보드를 분리하고 프로세스를 그림으로 그렸습니다. 이제 이 그림을 먼데이닷컴 워크플로우(Workflow) 기능을 통해 실제 움직이는 시스템으로 만들 차례입니다.
많은 팀이 협업에서 가장 고통받는 순간은 바로 ‘핸드오프(Hand-off, 업무 이관)’ 시점입니다. “기획안 다 썼는데 디자이너에게 말을 안 해서 3일 동안 작업이 멈춰있었다”거나, “아직 수정 중인데 디자이너가 작업에 들어가 버렸다”는 식의 미스 커뮤니케이션이 발생하죠.
저희는 이 문제를 해결하기 위해 아래와 같은 자동화 워크플로우를 설정했습니다.
이 워크플로우의 핵심 로직은 다음과 같습니다.
1~3번 단계: 마케팅 보드에 새로운 뉴스레터 기획(아이템)이 생성되면, 자동으로 해야 할 일들(하위 아이템)이 세팅됩니다.
예를 들어 ‘원고 초안 작성’, ‘피드백 반영 및 수정’, ‘디자인 작업 요청’ 같은 할 일이 자동으로 생성됩니다. 이를 통해 마케터는 무엇을 해야 할지 고민할 필요 없이 바로 업무에 착수할 수 있습니다.
보통의 자동화는 아이템이 생기자마자 알림을 보내지만, 이 설정을 통해 마케터가 내용을 충분히 작성하고 검토를 마친 뒤 “완료” 버튼을 누르는 그 순간까지 시스템은 디자이너를 방해하지 않고 기다려줍니다.
마케터가 1차로 완료할 모든 아이템 상태를 ‘완료’로 바꾸는 순간, Design Work management 보드에 새로운 아이템이 자동으로 생성됩니다.
이때 기획안의 링크, 마감 기한, 주요 요청 사항 등의 정보가 디자인 보드로 그대로 복사되어 넘어갑니다. 마케터는 별도로 메신저를 보낼 필요가 없고, 디자이너는 자신의 보드에 뜬 ‘새로운 작업’만 확인하면 됩니다.
이렇게 먼데이닷컴 워크플로우를 활용하면, “그거 다 됐나요?”라고 묻는 비생산적인 시간을 없애고, 준비된 업무만 정확한 타이밍에 전달할 수 있습니다.
디자이너가 작업을 완료했습니다. 보통 이 시점에서 “디자인 다 됐어요, 확인해 주세요”라고 메신저를 보내거나, 마케터가 “다 됐나요?”라고 물어보는 비효율이 발생합니다.
하지만 저희 팀의 먼데이닷컴 워크플로우는 이 과정 역시 자동화했습니다. 디자이너가 작업 상태를 ‘완료’로 바꾸는 순간, 마케터에게는 다음 할 일이 자동으로 생성됩니다.
이 자동화 레시피의 흐름을 주목해 주세요.
마케터가 아이템을 이어받은 후의 프로세스는 아래와 같습니다.
디자인이 완료된 결과물을 가지고 마케터는 마지막 프로세스를 시작합니다.
위 단계 역시 먼데이닷컴 워크플로우로 자동 생성하여 각 단계별 업무 상태를 팀원들과 공유하여 진행할 수 있습니다.
이처럼 먼데이닷컴 워크플로우는 업무의 시작부터 끝까지, 사람의 기억력에 의존하지 않고 시스템이 다음 단계로 안내(Navigation)하는 역할을 수행합니다.
위에서 설명한 것처럼 ‘열린기술레터’ 발행 프로세스에 먼데이닷컴 워크플로우를 적용하는 것만으로, 세 가지 확실한 변화를 기대할 수 있게 되었습니다.
지금까지 오픈소스컨설팅 마케터와 디자이너의 협업 사례를 통한 먼데이닷컴 워크플로우 활용법을 소개해 드렸습니다. 하지만 이 워크플로우가 모든 조직에 정답은 아닙니다.
어떤 팀은 승인 절차가 더 필요할 수도 있고, 어떤 팀은 더 간소화된 절차를 원할 수도 있습니다. 먼데이닷컴의 가장 큰 장점은 우리 팀의 일하는 방식에 딱 맞춰 설계할 수 있다는 점입니다. 아래의 프로세스를 따라 여러분의 팀에 딱 맞는 워크플로우를 구축해 보세요.
단순한 할 일 관리(To-do)를 넘어, 팀 전체가 유기적으로 연결되는 워크플로우를 경험해 보세요. 먼데이닷컴이 자동화된 업무 프로세스를 진행하는 동안, 여러분은 불필요한 커뮤니케이션에서 벗어나 더 창의적이고 중요한 일에 집중할 수 있게 될 것입니다.
오늘 보여드린 사례가 여러분 팀의 ‘사일로’를 허물고, 팀의 성과를 효율적으로 달성할 수 있는 유용한 팁이 되었길 바랍니다.
