코로나19 팬데믹으로 비대면 시대를 맞아 ‘협업 툴’에 대한 수요가 굉장히 높아졌는데요, 협업 툴은 SaaS형 서비스 기반의 커뮤니케이션, 업무/스케쥴 관리, 공유, 프로젝트 관리 등 스마트 워크를 구현하는 업무 플랫폼 서비스를 일컫습니다.
시장조사업체인 마켓앤마켓은 전세계 기업 협업 툴 시장이 2021년 472억 달러(58조 1787억)에서 연평균 12.7%씩 성장해 2026년 858억 달러(105조 7570억) 규모로 성장한다고 전망했습니다.
국내 협업 툴 시장 규모 또한 2021년 기준 약 5000억 원 규모로 추정되며 최근 기업들의 디지털 전환(Digital Transformation) 트렌드와 비대면 업무 환경의 증가로 글로벌 시장의 성장의 궤를 같이 할 것으로 보입니다.
현재 시장에 등장한 협업 툴은 크게 아래와 같이 나눌 수 있는데요,
특히 밀레니얼 세대가 원격 근무 및 디지털 도구 사용에 대한 관심이 높아지면서 시각적 협업 플랫폼 소프트웨어의 성장이 두드러질 것으로 예상되고 있습니다.
이렇게 국내 협업 툴 시장이 지속해서 성장하고 있다는 것은 그만큼 협업 툴을 활용하는 기업 또한 가파르게 증가하고 있다는 것인데요, 협업 툴을 도입함으로써 직원들이 쉽게 동료, 고객과 커뮤니케이션하고 콘텐츠를 생산·공유할 수 있다는 장점이 분명하나, 협업 툴로 연결성이나 생산성이 얼마나 향상되었는지, 그리고 기업이 투자한 비용 대비 얼마나 효과가 있는지 객관화하기는 어려운 부분이 있습니다.
IT담당자/관리자 입장에서 협업 툴 도입에 대한 ROI와 효과성을 어떻게 파악할 수 있을까요?
아래 Miro 사례를 통해 협업 툴의 ROI 측정을 위해서는 어떤 성과 지표에 주목해야 하는지 확인해 보세요.
Miro는?
미로는 슬랙(Slack), 마이크로소프트 팀(Microsoft Teams), 구글(Google), 줌(Zoom), 시스코 웨벡스(Cisco Webex) 등 수많은 애플리케이션과 함께 독립적으로 사용하거나 통합하여 사용할 수 있는 시각적 협업 플랫폼입니다. 브레인스토밍, 계획, 반복, 교육, 회의 운영 등을 위해 유연하지만 직관적인 캔버스를 제공합니다.
사용자가 작업하는 모든 곳에서 손쉽게 미로 화이트보드를 가져올 수 있고 시각적 협업을 다른 애플리케이션으로 확장하여 컨텍스트 전환을 줄이고 보다 능률적인 워크플로우를 만들 수 있습니다. 프레젠테이션 모드에서는 기존 프레젠테이션 소프트웨어를 대체하면서도 대화형 기능을 통해 협업을 유지할 수 있습니다.
Miro 사용자 인터뷰
Miro와 IDC는 비용과 편익 측면에서 Miro에 대한 지식과 경험이 풍부한 7개 조직 인터뷰를 통해 Miro 도입에 대한 영향과 성과를 측정하였습니다.
모든 인터뷰 대상 기관은 직원 수가 3,500명에서 450,000명으로 기업 규모 면에서 규모가 컸으며, IT 직원은 평균 120,500명, IT 직원은 17,690명, 연 매출은 129억 달러였습니다. 해당 기관은 미국, 호주, 브라질, 체코 및 스위스에 위치한 전 세계에 걸쳐 있으며 해당 연구는 의류, 컨설팅, 건설, 금융, 지오시스템, 헬스케어 및 소매 등 다양한 산업을 대표하는 업체입니다.
가장 일반적으로 Miro는 조직들이 전략을 수립하기 위해 사용하고 있었으며 이러한 작업에는 시각적 협업이 특히 도움이 되었습니다. 인터뷰 참가자들은 Miro에서 활동적인 사용자들이 쉽게 의사소통하고, 회의를 준비하고, 협력할 수 있다는 것을 분명히 했습니다. 팀은 언어적인 의사소통에서 시각적인 의사소통으로 바뀌어 불확실성이나 혼란의 여지가 적었습니다.
사실, 활동적인 사용자들은 그들의 대화를 능률적으로 하는 것만으로 연간 약 80시간을 절약하고 있었습니다. 한 인터뷰 참가자는 “아이디어, 전략, 그리고 피드백에 있어서 Miro는 큰 도움이 됩니다. 특히 이메일 커뮤니케이션을 보완하는 큰 이점이 있습니다. 왜냐하면 우리의 대화는 종종 제가 여러분에게 긴 이메일을 쓰고, 여러분은 여러분의 모든 의견을 답장하고, 나중에 그것을 제안으로 바꾸기 때문입니다. 이제 이러한 커뮤니케이션은 Miro에 빠르게 매핑될 수 있고, 그런 사용 사례들 중 일부의 경우 2.5시간의 작업을 15분 토론으로 바꿨습니다.”
Miro는 사용자에게 다른 툴과의 통합(Jira, Slack, Microsoft, Smartsheet 등), 수많은 기능(스티키 노트, 다이어그램, 비디오, 템플릿 등), 효과적인 워크샵 또는 계획 세션을 실행할 수 있는 기능을 제공합니다. 이와 같이 기능이 향상됨에 따라 일일 활성 사용자는 15%의 큰 생산성 향상을 이루었고 조직당 연간 330만 달러의 이익을 얻었습니다. 또한 IDC는 일일 활성 사용자가 Miro 플랫폼을 사용함으로써 320명의 추가 정규직 직원과 동등한 생산성 수준으로 작업할 수 있다고 계산했습니다.
또한 Miro는 시각적 협업을 사용할 때 보다 생산적인 회의를 사용할 수 있도록 사용자에게 권한을 부여했습니다. 대부분의 조직은 기존에는 물리적 화이트보드를 사용하여 시각적으로 협업하고 아이디어를 도출하기 위해 대면 회의를 사용했습니다. Miro는 이러한 경험을 조직에 가상화하여 시각적 협업을 사용하는 회의 수를 35%까지 늘렸습니다.
Miro를 활용하면 회의의 전체 생산성이 15% 향상됩니다. Miro가 정보를 쉽게 이용할 수 있게 되어 직원들이 준비된 회의에 참여하게 되고. 이를 통해 직원들은 실제 회의에 앞서 브레인스토밍을 하고 생산적인 토론을 할 수 있었습니다.
Miro는 인터뷰한 조직이 보다 효율적인 워크플로우를 구축하고, 보다 강력한 연결을 생성하며 팀 간의 신뢰를 구축함으로써 강력한 비즈니스 성장을 이룰 수 있도록 지원합니다. 이러한 조직은 Miro를 사용함으로써 보다 민첩하고 비즈니스 수요에 대응할 수 있습니다. 중요한 것은 직원들이 연초에 비즈니스 전략에 집착하는 것보다 분기별 또는 지속적으로 보다 쉽게 전략을 수립할 수 있다는 점입니다. 이를 통해 조직은 중요한 목표와 작업을 우선적으로 고려할 수 있었으며, 이를 통해 직원들의 직무 만족도가 향상되고, 결국 비즈니스의 전반적인 수익도 높아졌습니다. 또한 Miro는 사일로를 분해하는 데 도움을 주었으며, 사용자가 다양한 비즈니스 영역과 팀에 걸쳐 창의적으로 협업할 수 있도록 지원합니다.
Miro를 사용함에 있어 전략화 및 계획을 수립하는 동안을 포함하여 조직 전체에 걸쳐 민첩성이 향상되었습니다. 한 응답자는 “우리 조직은 기존의 IT 분야와 상관없이 비즈니스의 모든 부분에서 민첩하게 대응하기 위해 노력하고 있습니다, 영업, 마케팅, 재무, HR 팀에게 이러한 민첩성은 중요한 지원 요소 중 하나로 간주됩니다. 이는 우리가 연간 전략 및 계획을 수립할 때 3개월마다 전환하고 변경할 수 있는 비즈니스 전략에 대해 훨씬 더 민첩하게 대응할 수 있습니다. 여전히 장기적인 전략과 장기적인 목표를 유지하고 있지만 분기별로 보면 이제 필요에 따라 조정할 수 있고 진행 상황을 측정하고 시각화할 수 있습니다.”
또한 Miro 사용자는 프로젝트를 14% 더 빨리 제공할 수 있었으며, 이를 통해 조직은 경우에 따라 더 빠르게 매출을 창출하는 조직으로 전환할 수 있었습니다. 인터뷰를 진행한 기업들은 연간 총 115만 달러의 추가 순이익을 Miro를 사용하고 이를 통해 창출된 비즈니스 민첩성 덕분이라고 생각했습니다.
마지막으로, Miro는 이러한 조직 전반의 사용자들이 일상 업무를 능률화하고, 조직의 투명성을 높이며, 창의성을 함양하는 도구를 보유하는 것을 높이 평가함에 따라 직원의 경험을 개선하는 데 도움이 되었습니다. 정보를 찾고, 준비하고, 팀을 이루어 일하는 것이 더 쉬웠으며 그 결과 사용자들의 직원 만족도는 19% 증가했습니다.
Miro의 사용과 관련된 수익 증가와 더불어 조직에서는 출장에 대한 필요성이 감소했습니다. 인터뷰에 응한 조직들은 Miro를 통해 직원들이 온라인, 특히 제품 및 프로젝트 계획과 관련하여 효과적으로 협업할 수 있었다고 언급했습니다.
한 연구 참가자는 이 주제에 대해 “우리에게 큰 주제는 출장을 줄이는 것입니다. 왜냐하면 우리는 모든 사람들이 계획 워크숍을 할 수 있도록 안내할 것이기 때문입니다. 이제 가상으로 그렇게 할 수 있다는 것은 큰 성공입니다. 프로젝트를 시작할 때 효율성은 중요합니다. 이전에는 3~4주가 걸렸고, 현재는 그 중 절반을 차지하고 있기 때문에 프로젝트의 시작이 훨씬 향상되었습니다”
이러한 효율성 덕분에 조직은 연간 평균 357,750달러의 출장에 수반되는 지출을 줄일 수 있었습니다.
아래 표는 인터뷰 참여자들의 Miro 활용에 대한 IDC의 투자 수익률 및 분석 결과입니다. 인터뷰 참여자들이 앞에서 설명한 혜택과 같이 조직당 평균 1,060만 달러 상당의 3년간 할인 혜택을 얻을 수 있습니다. IDC는 이로 인한 이익과 투자 비용이 평균 3년 동안 349%의 ROI를 달성하고 약 5년 안에 투자 손익분기점을 달성할 것으로 추산하였습니다.
*위 리포트의 전체 내용은 여기에서 확인하실 수 있습니다.
COVID-19는 글로벌 가상 협업을 가속화하는 촉매제 역할을 했습니다. 기업은 이러한 변화에 적응해야 성공할 수 있을 뿐만 아니라 인재를 유치하고 유지할 수 있습니다. 이를 위해서는 직원이 어디에서 근무하던 생산성을 높일 수 있는 시스템을 수용해야 합니다. 이러한 측면에서 Miro와 같은 협업 툴은 비즈니스의 모든 부분을 연결하여 부서 또는 위치 간의 장벽을 허물고 훌륭한 디지털 협업을 가능하게 합니다.
이러한 협업 툴의 이점은 단순히 협업 툴을 도입했다고 모두 활용할 수 있는 것은 아닙니다. 협업 툴이 직원의 생산성을 향상시키고, 비즈니스 활성화 및 비용 절감에 기여하고 있는지, 궁극적으로 기업의 비즈니스 성과에 도움이 되는지 지속적으로 점검하는 것이 협업 툴의 사용성을 극대화 하는데 매우 중요하다고 볼 수 있겠습니다.
출처
지티티코리아
https://www.gttkorea.com/news/articleView.html?idxno=6118
https://www.gttkorea.com/news/articleView.html?idxno=3871
Miro
https://miro.com/marketing/documents/idc-white-paper-2022
