우리 팀 스타일에 딱 맞는 협업 시스템을 만들다: 먼데이닷컴 워크매니지먼트 도입 후기

안녕하세요, 오픈소스컨설팅의 전사 디자인을 책임지고있는 최애림입니다. 이번에는 모든 조직의 고민인 “협업툴” 에 대한 이야기를 해볼까 합니다.

저는 마케팅팀 소속의 웹 & 콘텐츠 디자이너로서, 영상 디자인을 제외한 필요로하는 거의 모든 디자인 업무를 담당하고 있습니다. 업무 특성상 사내 다양한 부서와 협업할 일이 많지만, 요청 채널이 흩어져 있고 우선순위도 명확하지 않아 작업을 체계적으로 관리하기 어려운 문제가 있었습니다.

기존에도 협업툴을 사용해보긴 했지만, 초기 세팅 부담이나 중간 입사자의 입장에서 전사가 연동이 되어있는 시스템을 변경하기 어려운 현실적 한계가 있었습니다.

이러한 문제를 해결하기 위해, 저희 팀은 먼데이닷컴 워크매니지먼트를 도입하게 되었는데요. 먼데이닷컴 워크매니지먼트 도입으로 마치 사이다를 마신 듯 업무가 시원하게 정리되는 경험을 했고, 이번 글을 통해 도입 과정과 느낀 점을 공유해보려 합니다.

요청은 쏟아지는데, 협업툴은 왜 이렇게 복잡할까?

제가 주로 담당하고 있는 업무를 크게 분류하자면 다음과 같습니다.

이처럼 다양한 분야의 디자인 작업을 혼자서 처리하다 보니, 각 작업을 체계적으로 관리하는 것이 필수적이었습니다. 특히 디자인 업무 특성상 단발성 요청이 많고, 요청 경로(구두, 슬랙 DM, 링크, 파일 전달 등)가 다양하며 급하게 대응해야 하는 일들이 빈번하게 발생하곤 합니다.

기존에 사용하던 협업툴은 프로젝트성 업무를 관리하기에는 훌륭했지만, “배너 한 장 수정” 같은 소규모·즉각성 요청을 다루기에는 다소 번거로운 부분이 있었습니다.

그래서 우리 팀의 실제 업무 흐름에 더 잘 맞는 협업 시스템을 도입하는 것을 고민하게 되었습니다.

우리 팀이 협업툴에 원했던 것은?

– 한눈에 우선순위를 파악할 수 있을 것
– 프로젝트별로 작업을 깔끔하게 정리할 수 있을 것 (프로젝트별 task)
– 하나의 요청에 따라 생기는 서브태스크나 후속 요청도 효과적으로 관리 가능할 것
– 비개발 조직도 직관적으로 사용할 수 있을 것
– 자동화 기능으로 반복 작업과 알림을 간편하게 처리할 수 있을 것

그래서 이러한 저희 팀의 요구사항을 충족하는 “작업 단건 관리 + 빠른 요청 대응 + 직관적 스케줄링”이 가능한 먼데이닷컴 워크매니지먼트 도입이 현 상황에 더 적합할 것이라 판단하고 도입하게 되었습니다.

업무 스타일에 맞춰 자유롭게 보드 만들기

초기에는 마케팅팀과 디자이너가 함께 사용하는 공통 보드를 세팅했습니다.

하지만 시간이 지나면서, 마케팅 목표와 작업(Task) 간의 관련성은 설명 가능했지만 디자인 및 기획 과정과 일정 트래킹 등에 대한 가시성은 부족하다는 문제를 느끼게 되었습니다.

그래서 협의를 통해 ‘Design Work management(디자인 워크매니지먼트)’라는 이름으로 디자인 전용 보드를 별도로 만들고, 각 작업을 세부적으로 관리하기 시작했습니다.

일정이 정해져있고 중요한 일은 “주요행사” 그룹으로 급하지 않은 일이지만 길게 봤을때 중요한 일이라면 “Backlog” 그룹으로 분류하여 계획한 후 우선순위대로 정리하는 방법을 사용하고 있습니다.

그래서 뭐가 그렇게 편해져서 글까지 쓰는 건가요?

새로운 협업 도구인 먼데이닷컴 워크매니지먼트 도입 과정에서 가장 먼저 고민했던 건 “어떻게 하면 요청을 깔끔하게 받고, 한눈에 일정을 파악하며, 일정 관리를 덜 복잡하게 만들 수 있을까?”였습니다.

사실 그동안은 요청이 구두, 메신저, 링크, 파일 등 여기저기서 쏟아지다 보니, 업무를 체계적으로 정리하는 게 쉽지 않았습니다. 그런데 먼데이닷컴을 쓰면서 요청부터 진행 상황 관리, 커뮤니케이션까지 한 곳에서 정리할 수 있게 되면서, “우리 팀에게 맞는 방식은 이거였다” 싶을 만큼 일하는 방식이 달라졌습니다.

이제부터, 어떤 점이 특히 편해졌는지 직접 써보려고 합니다.

✅ 커뮤니케이션 간소화 및 일정 충돌 예방이 가능

일단 첫번째로 팀에서 정한 규칙은 해당 업무와 관련된 커뮤니케이션은 무조건 해당 아이템의 “업데이트” 공간에서 소통하기였습니다. 너무 다양한 작업을 진행하다보니 A 작업을 하다가 B 작업을 하게 되는 경우 요청사항을 어디에서 받았는지 기억을 못하는 경우도 있었는데요. 업무 관련 정보가 산발되지 않고 작업 히스토리를 확인할 수 있어 소통이 훨씬 수월해졌다고 느꼈습니다.

특히 작업별 상태(디자인 시안, 수정 중, 최종 제작)를 세분화하여 트래킹하고, 진행 상황 추적을 통해 업무 진행 상황을 실시간으로 시각화할 수 있게 되면서, 일정 충돌을 예방하고 커뮤니케이션을 간소화하는 효과를 얻을 수 있었습니다.

작업과 관련된 모든 과정을 단계별로 연계하여 설정하고, 앞단 작업 일정이 밀리면 이후 일정도 자동으로 조정할 수 있도록 구성했습니다. 덕분에 고정된 스케줄(예:제작 기간)을 기준으로 전체 일정을 역산해서 계획하기가 편리했고, 진행상황 추적을 통해 각 작업의 진행률과 긴급도를 한눈에 확인할 수 있어 훨씬 체계적으로 일정 조율을 할 수 있었습니다. 워크매니지먼트 이름 그대로 업무를 자연스럽게 조정할 수 있게 되었죠.

✅ 자동화 사용을 통해 놓치는 작업도 없게!

먼데이닷컴 워크매니지먼트 도입 이후 가장 편리하게 사용하고 있는 기능이 바로 “자동화 기능”인데요. 여러 담당자들과 작업하느라 때때로 개별 리마인드가 어려운 검토 요청 건, 수동으로 진행 상황을 하나하나 트래킹하기 번거로운 개별 상태 관리 등과 같은 업무에 특히 도움을 받고 있습니다.

앞서 설명한 업무 상황에 자동화 기능을 활용하면 아이템 생성 시 혹은 피드백 업데이트 시 바로 슬랙 알림으로 주고 받을 수 있어 시간을 효율적으로 사용할 수 있습니다.

이처럼 디자인 초안이 완료되면 개별 담당자에게 검토요청 메세지를 슬랙으로 발송해주는 자동화 기능을 활용하고 있습니다. 또 아이템이 생성되면 그 또한 슬랙으로 알림을 전달하는 기능을 활용하고 있습니다.

또 매월 반복되는 작업에 대해서는 주기적으로 자동으로 task를 생성하여 놓치는 일이 없게 세팅해서 사용 중입니다. 확실히 작업을 도와주고 리마인드해주는 역할이 다른 일정 관리에도 도움이 됩니다.

✅ 진행 상황에 대한 트래킹이 편리

또 한 가지, 제 작업에 큰 도움을 주고 있는 기능이 바로 “진행상황” 컬럼입니다.

저는 전체 작업을 크게 “디자인 초안 > 수정 취합 > 최종 제작” 3단계로 나누고, 각 단계별로 세부 진행 상황을 표시해 트래킹이 가능하도록 설정해두었습니다. 특히 세부 작업(분석 > 리서치 > 스케치 > 최종 작업)이 가장 많은 “디자인 초안” 단계를 60%, 이후 수정 취합과 최종 제작 단계를 각각 20%로 설정하여 관리하고 있습니다.

이 방식을 통해 업무 진척도를 수치화하여 가시성을 확보할 수 있었고, 진행 지연이나 병목 지점도 조기에 발견하여 빠르게 대응할 수 있게 되었습니다.

또한 전체 프로젝트를 체계적으로 관리하고, 진행률을 객관적인 수치로 바로 공유할 수 있어 “작업이 어느 정도 완료되었는지”에 대해 훨씬 전문적이고 효율적으로 답변할 수 있습니다.

결과적으로, 업무 통제력, 문제 대응 속도, 팀 퍼포먼스 모두 확실히 개선되었다고 느끼고 있습니다.

✅ 자유로운 위젯형 대시보드 사용으로 데이터도 손쉽게 관리

저희 팀은 마케팅 보드와 디자인 보드를 별도로 운영하고 있는데, 이때 대시보드 기능이 큰 도움이 되고 있습니다. 특히 이 기능에서 가장 편리하게 느낀 점은 바로 “사용이 매우 쉽다”는 점입니다.

먼데이닷컴에서는 그룹 내에서 대시보드를 생성해, 여러 보드에 흩어진 데이터(진행률, 담당자, 일정 등)를 한 화면에 모아볼 수 있습니다. 덕분에 개별 보드를 일일이 열어볼 필요 없이, 팀 전체 상황을 한눈에 파악할 수 있습니다. 또한 커스텀 뷰 편집이 매우 직관적이라, 필요한 데이터만 선별하여 집중적으로 관리할 수 있습니다. 불필요한 정보에 방해받지 않고 핵심만 보기 때문에, 업무 효율이 크게 향상되었습니다.

이처럼 먼데이닷컴의 커스터마이즈가 쉬운 대시보드 기능 덕분에, 진행 상황을 시각적으로 빠르게 파악할 수 있으며, 데이터 도구를 통해 작업 할당 및 우선순위 지정, 파일 공유, 팀원별 작업 상황 확인까지 모두 한 곳에서 관리할 수 있습니다.

결과적으로, 사용자 지정 가능한 대시보드는 팀 전체를 항상 같은 목표에 맞춰 동기화시키는 데 중요한 역할을 하고 있으며, 저희 팀에도 매우 큰 장점으로 작용하고 있습니다.

업무 스타일에 맞춰 자유롭게! 먼데이닷컴으로 구축한 우리 팀에 딱 맞는 협업 시스템

실제 사용하면서 제가 느낀 결론만 간략하게 정리하면 다음과 같습니다.

먼데이닷컴 워크매니지먼트를 도입한 이후, 다양한 요청이 혼재된 작업 환경에서도 업무 요청 – 진행 관리 – 커뮤니케이션 – 일정 조율까지 모든 과정이 훨씬 체계적이고 직관적으로 개선되었습니다.

특히 간단한 작업 요청을 빠르게 등록하고, 진행 상황을 실시간으로 시각화하며, 자동화를 통해 반복 업무를 놓치지 않고 관리할 수 있게 된 점이 혼자서 다양한 디자인 작업을 동시에 처리해야 하는 제 업무 스타일에 정말 잘 맞았습니다.

또한 요청 채널을 일원화하고, 작업별 커뮤니케이션을 하나의 흐름으로 관리할 수 있어 업무 누락, 일정 충돌, 우선순위 혼동을 크게 줄일 수 있었습니다.

🙆‍♂️ 이런 팀이라면 특히 먼데이닷컴 도입을 추천하고 싶습니다 🙆‍♂️

- 요청 유형이 다양하고 단건 작업이 많은 팀 (ex. 디자인, 마케팅, 운영지원팀 등)
- 빠른 요청 대응과 직관적인 업무 흐름이 중요한 팀
- 체계적인 프로젝트 관리까지는 필요 없지만, 일정과 진행률을 가볍게 시각화하고 싶은 팀

먼데이닷컴은 복잡한 설정 없이도 쉽게 시작할 수 있고, 팀 특성에 맞게 자유롭게 커스터마이징할 수 있어, 이런 팀 환경에서는 정말 큰 효율을 만들어낼 수 있다고 확신합니다.

먼데이닷컴 도입이 우리 팀에 어떤 시너지를 낼 수 있는지 궁금하신가요? 더 확인하고 싶으시다면 아래 링크에서 더 자세히 확인하실 수 있습니다