회사에서 업무를 하다 보면 예상하지 못했던 일을 맡게 되는 경우가 있습니다.
어느 날 팀에서 갑자기 이런 이야기를 듣게 됩니다.
“앞으로 Jira랑 Confluence 관리도 같이 해주세요.”
Jira와 Confluence를 사용해본 적은 있습니다.
하지만 관리자로서 사용해본 적은 없습니다.
그래도 일단 관리자 화면에 들어가 봅니다.
그런데 화면을 열자마자 낯선 단어들이 눈에 들어옵니다.
Organization? Site? User? App access?
조직과 사이트는 뭐가 다른 걸까요?
사용자를 추가하면 바로 Jira를 사용할 수 있는 걸까요?
사이트 관리자는 도대체 무엇을 관리하는 사람일까요?
처음 Jira나 Confluence 관리 업무를 맡았다면 이런 용어부터 막막하게 느껴질 수 있습니다.
그래서 이 글에서는 처음부터 관리자 메뉴를 하나씩 외워보는 대신, Atlassian Cloud가 어떤 구조로 되어 있는지부터 아주 쉽게 알아보겠습니다.
복잡한 IT 시스템이라고 생각하지 말고, 회사와 회사 건물을 하나 떠올려 보세요.
이렇게 생각하면 조금 더 쉽게 이해할 수 있습니다.
ABC 회사가 Atlassian Cloud를 사용하기 시작했습니다.
ABC 회사에는 Jira와 Confluence를 사용하는 직원도 있고, 이들을 관리하는 관리자도 있습니다.
이 사용자와 Atlassian 서비스를 회사 차원에서 관리하기 위한 가장 큰 관리 단위를 Atlassian에서는 조직(Organization)이라고 합니다.
어렵게 생각하지 말고 이렇게 생각해 보겠습니다.
Organization = 우리 회사의 Atlassian 단지 🏙️
예를 들어 다음과 같습니다.
회사 전체를 둘러싼 커다란 울타리라고 생각하면 됩니다.
Atlassian의 조직은 회사의 사용자와 Atlassian 제품을 한곳에서 관리하기 위한 관리 계층입니다.
Atlassian 공식 문서 >> https://support.atlassian.com/organization-administration/docs/what-is-an-atlassian-organization/
여기서 처음 Jira를 관리하는 분들이 많이 헷갈리는 부분이 나옵니다.
조직과 사이트는 같은 것이 아닙니다.
하나의 회사가 건물을 여러 개 가지고 있을 수 있다고 생각해 봅시다.
ABC 회사에 본사 건물도 있고, 개발센터도 있고, 테스트 목적으로 사용하는 별도의 건물도 있다고 해보겠습니다. Atlassian에서도 비슷하게 하나의 조직에서 여러 사이트를 관리할 수 있습니다.
여기서 각각의 건물이 사이트(Site)입니다. 아주 단순하게 정리하면, 아래와 같습니다
| Atlassian | 회사에 비유하면 |
|---|---|
| Organization | 🏙️ 회사 전체 단지 |
| Site | 🏢 단지 안의 건물 |
한 조직에 사이트가 하나만 있는 회사라면 별로 어렵지 않습니다.
하지만 회사가 커지거나 Atlassian 환경을 여러 개 운영하다 보면 한 조직 아래 여러 사이트가 존재할 수도 있습니다. 그래서 관리자 화면에서 사이트를 선택하라는 화면이 나타날 수 있습니다.
“나는 Jira를 하나밖에 안 쓰는 것 같은데 왜 사이트를 고르라고 하지?” 라고 당황할 필요가 없습니다.
현재 어느 건물을 관리할 것인지 선택하는 것이라고 생각하면 조금 쉽습니다.
Atlassian 공식 문서 👉 http://support.atlassian.com/statuspage/docs/understand-atlassian-sites-and-organizations/
이제 건물 안으로 들어가 보겠습니다. ABC 회사의 본사 사이트에서는 Jira와 Confluence를 사용하고 있습니다.
글에서는 이해를 쉽게 하기 위해 Jira와 Confluence를 건물 안에서 사용하는 업무 공간이라고 생각해 보겠습니다.
각 사이트에서 사용하는 Atlassian 제품은 서로 다를 수 있습니다.
예를 들어 본사 사이트에서는 Jira와 Confluence를 함께 사용하고,
개발 사이트에서는 Jira와 Jira Service Management를 사용하고,
테스트 사이트에서는 Jira만 사용할 수도 있습니다.
즉, 하나의 조직 안에 여러 사이트가 있더라도 모든 사이트가 똑같은 제품을 사용해야 하는 것은 아닙니다.
각 사이트의 목적에 따라 필요한 제품을 다르게 구성할 수 있습니다.
이 정도까지 이해했다면 Atlassian Cloud의 전체 모습을 절반 이상 이해한 것입니다.
※ 회사 건물 비유는 처음 구조를 이해하기 위한 쉬운 설명입니다. 실제 Atlassian의 앱과 사이트 관리 구조가 회사 건물과 완전히 1:1로 대응하는 것은 아닙니다.
이번에는 ABC 회사에 신입사원 영희 👩💼가 입사했다고 해보겠습니다.
Atlassian에도 영희라는 사용자가 만들어졌습니다.
“사용자를 만들었으니 이제 영희가 Jira를 사용할 수 있겠네?” 라고 생각하기 쉽습니다.
하지만 꼭 그렇지는 않습니다. 여기에서 Jira 사용자 관리의 중요한 개념 하나가 등장합니다.
사용자가 존재하는 것과 Jira를 사용할 수 있는 것은 서로 다른 문제입니다.
회사에 영희라는 직원이 있다고 해서 회사의 모든 건물과 모든 공간에 자유롭게 들어갈 수 있는 것은 아니겠죠. Atlassian도 비슷합니다.
영희라는 사용자(User)가 존재하고, 그 사용자에게 별도로 Jira를 사용할 수 있는 접근 권한을 줄 수 있습니다.
Atlassian 공식 문서에서도 사용자는 특정 앱 하나에 종속된 존재가 아니며, 필요한 Atlassian 앱에 각각 접근 권한을 받을 수 있는 구조로 설명합니다.
영희에게 Jira 업무가 필요합니다. 그렇다면 영희에게 Jira를 사용할 수 있는 출입증을 하나 줍니다.
이제 영희는 Jira를 사용할 수 있습니다. 하지만 Confluence 출입증은 받지 않았습니다.
반대로 철수는 업무상 Jira와 Confluence가 모두 필요하다고 해서 Jira, Confluence 출입증을 받았습니다.
같은 회사의 직원이라도 사용하는 Atlassian 앱은 서로 다를 수 있습니다. 여기서 꼭 기억해야 하는 내용이 있습니다.
사용자 계정 ≠ Jira 접근 권한
사용자가 존재한다고 해서 자동으로 모든 Atlassian 앱을 사용할 수 있는 것은 아닙니다.
몇 달 뒤 영희가 부서를 이동했습니다. 새로운 부서에서는 Jira를 사용하지 않고 Confluence만 사용합니다.
그렇다면 영희라는 사용자를 삭제해야 할까요?
아닙니다.
영희는 여전히 회사의 Atlassian 사용자입니다. 필요하지 않은 것은 Jira를 사용할 수 있는 권한입니다.
따라서 Jira 출입증만 회수하면 됩니다.
영희라는 사용자가 사라진 것이 아닙니다. 단지 Jira를 사용할 수 없게 된 것입니다.
이 차이를 이해하는 것이 사용자 관리에서 굉장히 중요합니다.
나중에 관리 업무를 하다 보면
“사용자 계정을 일시 중지(비활성화)해야 하나요?”
“Jira 접근 권한만 제거해야 하나요?”
같은 상황을 자주 만나게 됩니다.
그때 가장 먼저 생각해야 하는 것은 “이 사람 자체를 사용하지 못하게 하려는 것인지, 아니면 Jira 출입증만 회수하려는 것인지” 입니다.
사용자 일시 중지(비활성화)는 뒤에서 별도로 자세히 알아보겠습니다.
이번에는 영희가 부서를 이동한 것이 아니라 회사를 퇴사했다고 생각해 보겠습니다.
앞의 경우와는 상황이 조금 다릅니다.
부서를 이동했을 때는 Jira만 사용하지 않으면 되었기 때문에 Jira 출입증만 회수하면 충분했습니다.
하지만 퇴사한 사용자는 더 이상 회사에서 관리하는 Atlassian 계정을 사용하지 않아야 할 수 있습니다.
이럴 때 등장하는 것이 계정 일시 중단(Suspend account)입니다.
회사 출입 시스템으로 다시 생각해 보면 이해하기 쉽습니다.
즉, Jira 접근 권한 제거와 계정 일시 중단는 서로 다른 작업입니다.
Jira 접근 권한을 제거하는 것은 특정 공간에 들어갈 수 있는 출입증 하나를 회수하는 것이고,
계정을 일시 중단하는 것은 그 사람이 사용하는 회사 사원증 자체를 정지하는 것에 가깝습니다.
그래서 사용자를 관리할 때는 단순히
“이 사람 Jira 안 쓰니까 계정을 중지시켜야지.”
라고 생각하기보다는,
“이 사용자는 Jira만 사용하지 않게 된 걸까?”
“아니면 회사에서 관리하는 Atlassian 계정 자체를 더 이상 사용하면 안 되는 걸까?”
를 먼저 구분하는 것이 중요합니다.
Atlassian 공식 문서 👉 https://support.atlassian.com/user-management/docs/remove-or-suspend-a-user/
앞에서 사이트를 회사 건물에 비유했습니다.
그렇다면 사이트 관리자(Site admin)는 자연스럽게 특정 건물을 관리하는 사람이라고 생각할 수 있습니다.
사이트 관리자는 자신이 담당하는 사이트에서 앱을 추가하거나 설치된 Marketplace 앱을 관리하는 등의 업무를 담당합니다.
여기서 초보 Jira 관리자라면 한 가지를 더 기억해 두면 좋습니다.
사이트 관리자라고 해서 모든 사용자 관리 권한을 가지고 있는 것은 아닙니다.
현재 Atlassian의 중앙집중식 사용자 관리에서는 사이트를 관리하는 역할과 사용자의 앱 접근 권한을 관리하는 역할이 분리되어 있습니다.
사용자의 특정 앱 접근을 관리하는 역할은 사용자 접근 관리자(User access admin)입니다.
그래서 어느 날 이런 상황을 만날 수도 있습니다.
“분명 사이트 관리자인데 왜 사용자를 Jira에 추가할 수 없지?”
오류가 아니라 내가 가지고 있는 관리자 역할의 범위가 다른 것일 수 있습니다.
관리자 종류에 대해서는 이후 편에서 조금 더 자세히 다뤄보겠습니다.
Atlassian 공식 문서 👉 https://support.atlassian.com/atlassian-cloud/kb/site-administrator-role-in-the-centralized-user-management-and-original-user-management-experiences/
마지막으로 조직 관리자(Organization admin)도 간단하게 알아보겠습니다.
조직 관리자는 이름 그대로 조직 전체를 관리합니다.
우리의 회사 단지 그림으로 돌아가 보면 이해하기 쉽습니다.
Atlassian에서는 조직 관리자를 조직 수준에서 가장 높은 관리자 역할로 정의하고 있습니다.
조직 관리자는 사용자, 그룹, 앱, 보안과 같은 조직 전체 영역을 관리합니다.
반면 사이트 관리자는 자신이 담당하는 특정 사이트를 중심으로 관리합니다.
처음에는 세세한 권한을 모두 외우기보다는
정도로 이해해도 충분합니다.
관리자별로 정확히 어떤 작업까지 가능한지는 별도의 글에서 다시 살펴보겠습니다.
Atlassian 공식 문서 👉 https://support.atlassian.com/user-management/docs/give-users-admin-permissions/
처음 봤던 회사 단지에 이제 사람과 출입증까지 추가해 보겠습니다.
이 그림에서 오늘 기억해야 할 것은 어렵지 않습니다.
| 용어 | 쉽게 생각하면 |
|---|---|
| Organization | 회사 전체 Atlassian 단지 |
| Site | 단지 안의 각각의 건물 |
| Jira / Confluence | 건물에서 사용하는 업무 공간 |
| User | Atlassian을 사용하는 직원 |
| App access | 해당 앱을 사용할 수 있는 출입증 |
| Organization admin | 회사 단지 전체 관리자 |
| Site admin | 특정 건물 관리자 |
처음 Jira 관리자가 되었다면 모든 관리자 메뉴를 한 번에 이해할 필요는 없습니다.
오늘은 세 가지만 기억해도 충분합니다.
첫 번째.
하나의 조직 안에는 여러 개의 사이트가 있을 수 있습니다.
두 번째.
사용자가 존재하는 것과 제품을 사용할 수 있는 것은 서로 다른 개념입니다.
세 번째.
Jira를 사용하려면 해당 사용자에게 Jira 접근 권한이 필요합니다.
이 세 가지가 머릿속에 들어오면 이후에 등장하는 그룹, 라이선스, 사용자 비활성화, Domain Claim, SSO 같은 개념도 훨씬 이해하기 쉬워집니다.
그런데 여기서 또 하나의 문제가 생깁니다.
회사에 직원이 1,000명이라면 어떻게 해야 할까요?
관리자가 직원 한 명 한 명을 찾아다니면서
“영희 Jira 출입증 지급.”
“철수 Jira 출입증 지급.”
“민수 Confluence 출입증 지급.”
이렇게 관리해야 할까요? 물론 더 쉬운 방법이 있습니다.
다음 편에서는 ‘그룹(Group)’을 이용해 여러 사용자의 Jira 접근 권한을 관리하는 방법을 알아보겠습니다.
어쩌다 Jira 관리자 ② — 사용자를 추가했는데 왜 Jira에 못 들어가죠?
사용자, 그룹, Jira 접근 권한 그리고 라이선스가 어떻게 연결되는지 회사 출입증 관리에 비유해서 쉽게 알아보겠습니다.
