Confluence를 아직도 개발자나 IT 팀이 주로 사용하는 협업 도구로 떠올리는 분들이 있습니다. 하지만 실제로는 그렇지 않습니다. Confluence는 HR, 마케팅, 세일즈, 경영지원처럼 비개발 조직에서도 정책, 가이드, 온보딩 자료와 사내 지식을 관리하는 데 폭넓게 활용됩니다.
특히 HR에서는 채용부터 온보딩, 사내 제도 안내, 컴플라이언스까지 여러 업무를 Atlassian 도구와 연결해 운영할 수 있습니다.
Jira, Confluence, Jira Service Management, Loom 등을 활용해 아래와 같이 워크플로를 구성할 수 있습니다.
결국 목표는 도구가 늘어날수록 복잡성이 아니라 업무 역량이 늘어나게 하고, 흩어진 업무를 팀과 함께 확장되는 하나의 HR 허브로 모으는 것입니다. 채용부터 컴플라이언스까지 사람이 한 플랫폼 안에서 필요한 정보를 찾고 업무를 이어갈 수 있게 하는 것이죠.
특히 Confluence는 이런 HR 허브나 사내 인트라넷으로 활용하기에 잘 맞는 도구입니다. 인사제도, 복리후생, 온보딩 자료, 사내 규정처럼 직원이 자주 찾는 정보를 한곳에 모아둘 수 있고, 각 팀도 스페이스별로 필요한 지식을 자유롭게 쌓아갈 수 있습니다.
그런데 실제 운영에서는 또 다른 문제가 생깁니다. 콘텐츠는 충분히 있는데, 직원이 그 콘텐츠를 잘 찾지 못하는 경우입니다.
특히 회사 구조와 스페이스 구성이 아직 익숙하지 않은 신규 입사자에게는 더 그렇습니다. 이미 만들어둔 문서가 있어도 “어디에서 봐야 하나요?”, “이건 어느 페이지에 있나요?” 같은 문의가 반복해서 인사팀으로 돌아오곤 합니다.
즉, 지식을 쌓는 것과 직원이 그 지식에 쉽게 닿는 것은 조금 다른 문제입니다.
Confluence의 큰 장점 중 하나는 각 팀이 자기 업무에 맞게 스페이스와 페이지 구조를 자유롭게 만들 수 있다는 점입니다. IT가 전체 구조를 일일이 통제하지 않아도 각 팀이 필요한 방식으로 지식을 쌓아갈 수 있죠.
다만 만든 사람에게는 익숙한 구조도, 처음 들어온 사람에게는 그렇지 않을 수 있습니다. 특히 신규 입사자 입장에서는 어디가 시작점인지, 어떤 문서를 먼저 봐야 하는지, 필요한 정보가 어느 스페이스에 있는지 알기 어렵습니다.
그리고 이 상황을 마주한 신규 입사자는 가장 먼저 인사팀에 문의를 하게 될 것입니다.
첫째, 온보딩 자료는 있는데 “어디부터 보면 되나요”가 반복됩니다.
입사자 안내 페이지는 잘 만들어 두셨을 겁니다. 조직도, 인사제도, 복리후생, 보안 교육, 근태 시스템 사용법까지요. 다만 신규 입사자가 그 페이지를 계속 찾아가기 어렵다는 게 문제입니다. 첫날 메일로 보낸 링크는 둘째 주쯤이면 이미 스크롤 저 아래로 내려가 있으니까요.
둘째, 팀마다 스페이스 구조가 달라서 같은 안내가 잘 통하지 않습니다.
“팀 스페이스에 들어가서 온보딩 폴더를 보세요”라는 안내가 팀마다 다른 결과로 이어지는 경험, 아마 익숙하실 겁니다. 어떤 팀은 온보딩 페이지가 상위에 있고, 어떤 팀은 회의록 사이에 묻혀 있고, 어떤 팀은 아직 만들지 못했습니다. 인사팀이 직접 통제하기 어려운 영역인데, 신규 입사자가 헤매면 문의는 결국 인사팀으로 오게 되죠.
셋째, 첫 주 문의의 상당수가 “그거 어디 있어요”입니다.
연차 신청은 어디서 하는지, 경비 규정은 어느 문서가 최신인지, 필수 교육 링크는 어디에 있는지. 내용에 대한 질문이라기보다 위치에 대한 질문에 가깝습니다. 셀프 서비스로 해결됐으면 좋았을 문의가 사람에게 오는 구조라, 인사팀 시간이 제도 설계보다 검색 대행에 쓰이게 됩니다.
이럴 때 흔히 떠올리는 방법은 안내 문서를 하나 더 만드는 것입니다. “신규 입사자 필독” 페이지를 만들고 링크를 모아 두는 식이죠. 그런데 그 페이지 역시 찾아가야 하는 페이지입니다. 문제가 한 단계 뒤로 옮겨간 셈이에요.
그래서 방향을 반대로 잡아보면 어떨까요? 문서를 찾아가게 하는 대신, 어느 스페이스에 있든 화면 상단에 필요한 메뉴가 바로 보이게 하는 것입니다. 직원이 위치를 굳이 기억하지 않아도 되게요.
이 때 아틀라시안 마켓플레이스 앱 (Flexible Space Navigation)을 활용해 스페이스별로 필요한 상단 메뉴를 구성하면 쉽게 해결할 수 있습니다. 온보딩에 활용하실 때는 이렇게 단계를 나눠 잡아보시면 좋습니다.
모든 직원이 자주 찾아야 하는 항목들입니다. 인사제도, 복리후생, 사내 규정, 필수 교육, 근태·경비 시스템처럼요. 인사팀이 직접 정의하고 관리하는 단계이고, 정책 문서의 단일 진입점 역할을 하게 됩니다.
같은 회사 신규 입사자라도 개발팀과 영업팀이 첫 주에 봐야 할 문서는 다릅니다. 개발팀은 개발 환경 세팅과 코드 리뷰 규칙, 영업팀은 제품 자료와 견적 프로세스처럼요.
Flexible Space Navigation은 팀별로 사용하는 스페이스에 맞게 내비게이션을 구성할 수 있어서, 각 팀원은 해당 스페이스에 접속했을 때 필요한 메뉴를 바로 확인할 수 있습니다.
이 부분이 온보딩에서 특히 도움이 되는 지점입니다. 같은 팀에 들어온 사람은 입사 시점이 달라도 같은 스페이스에서 같은 메뉴를 접하게 되니까요. 온보딩 경험이 담당자나 시점에 따라 달라지는 것을 줄일 수 있습니다.
직원마다 자주 사용하는 스페이스와 문서는 다를 수 있습니다. 필요에 따라 개인별 내비게이션을 설정하고 바로 스위칭할 수 있어, 자신의 업무에 필요한 메뉴를 빠르게 오가도록 구성할 수도 있습니다.
전사 공통 구조와 팀별 구조는 유지하면서, 개인에게 필요한 접근 경로까지 함께 제공하는 방식입니다.
온보딩 체크리스트가 링크 모음에서 화면 상주로 바뀝니다. 메일로 보낸 링크와 달리 상단 메뉴는 사라지지 않으니까요. 신규 입사자가 스스로 일할 수 있게 되기까지 걸리는 시간도 자연스럽게 줄어듭니다.
팀 이동 때 다시 모든 위치를 안내하지 않아도 됩니다. 이동한 직원이 새로운 팀의 스페이스에 들어가면 그 스페이스에 맞는 메뉴를 바로 확인할 수 있습니다. 입사부터 이동까지 직원 여정 전체에서 일관된 접근 방식을 제공할 수 있는 셈이에요.
제도가 개정될 때 한 곳만 손보면 됩니다. 메뉴가 가리키는 문서를 최신 버전으로 바꾸면 전 직원이 같은 문서를 보게 되니, 정책 문서를 하나의 기준으로 관리하는 구조가 실제로 작동하게 됩니다. “예전 버전 보고 계신 것 같은데요” 같은 대화도 줄어들고요.
반복 문의가 줄어듭니다. 위치를 묻는 질문이 줄면 인사팀은 제도와 사람에 더 많은 시간을 쓸 수 있습니다. 아마 이 부분이 가장 크게 달라지는 지점이 아닐까 합니다.
첫 주 — 첫 주 문의를 모아보세요. 최근 입사하신 분들께 처음 2주 동안 무엇을 어디서 못 찾았는지 물어본다면 바로 패턴이 보입니다. 그 목록이 그대로 스텝 1 메뉴의 초안이 됩니다.
둘째 주 — 스텝 1만 먼저 세워보세요. 전사 공통 항목 다섯에서 일곱 개면 충분합니다. 처음부터 완벽한 정보 구조를 만들려고 하면 시작이 자꾸 미뤄지더라고요. 자주 찾는 것부터 올리고 나머지는 나중에 붙여도 괜찮습니다.
그다음 — 팀 두 곳으로 가볍게 시범 운영해보세요. 신규 입사가 잦은 팀을 고르시면 좋습니다. 팀 리더와 함께 스텝 2 메뉴를 잡아보고, 다음 입사자에게는 별도 안내 없이 써보게 해보세요. “어디부터 보면 되나요”라는 문의가 오는지가 자연스러운 지표가 됩니다.
HR 허브를 만드는 일은 대개 도구를 더 붙이는 문제로 이야기되곤 합니다. 그런데 Confluence 쪽에서 막히는 지점은 도구가 모자라서인 경우가 생각보다 적습니다. 이미 잘 쌓아둔 지식에 직원이 닿지 못해서인 경우가 더 많습니다.
위키의 자유도는 포기하지 않으셔도 됩니다. 각 팀이 자기 방식으로 지식을 쌓는 건 그대로 두시는 게 맞고요. 다만 읽는 사람에게는 일관된 시작점이 하나 있으면 좋겠다는 이야기입니다. 아직 회사 구조가 낯선 신규 입사자에게는 특히요.
스페이스마다 맞는 상단 메뉴는 문서를 더 만드는 일이 아닙니다. 이미 있는 문서를 찾지 않아도 보이게 만드는 일에 가깝습니다. 특히 신규 입사자에게는 이런 작은 차이가 온보딩 경험을 크게 바꿀 수 있습니다.
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